Если вы интересуетесь темой самоорганизации и тайм-менелжмента, то наверняка уже слышали о большинстве самых распространенных методов: помодоро-таймеры, ГТД, списки дел, принцип 1-3-5 и так далее. Но если все так просто ‒ почему оно не работает? Может быть, есть какие-то другие, более продвинутые методы?
Именно об этом мы решили поговорить с экспертом Дарьей Маланиной.
Дарья уже много лет уделяет большое внимание продуктивности и знакома со способами тайм-менеджента, о которых знают не все, и даже поделилась личными рекомендациями. Множество способов она описала в свой колонке на Gilber, но а в нашей беседе есть новые мысли.
Что такое канбан-доска?
Это довольно простой метод, изначально его использовали на производствах и в компаниях Японии и Китая, когда шла командная работа. Это буквально пробковая доска, на которой сверху наклеены надписи «Нужно сделать», «Делается сейчас», «Уже сделано». Все дела распределяются по этим колонкам на листочках, прикрепляются на кнопки, и когда дело меняет свой статус ‒ оно переносится из одной колонки в другую легким движением руки.
Почему это хороший метод:
- Он очень простой и наглядный, сразу видно, что происходит;
- Благодаря этому же ‒ отлично подходит для, например, работы в команде. Один из членов команды внес изменения ‒ все остальные его увидели, скорректировали свои планы. Это помогает избежать разных недоразумений.
- Очень визуальный, не нужно разбираться ни с какими системами, все сразу видно и понятно. Особенно актуален канбан-метод был до того, как массово распространились компьютеры и совместная работа над проектами через Интернет.
Есть приложение под названием «Трелло», которое использует метод канбан-досок, но в режиме онлайн. Я бы рекомендовала это приложение (или просто сам принцип) семьям, где стоит вопрос о распределении обязанностей. Его даже можно применять в воспитательных целях, например, выделить колонку под дела ребенка, и если он все сделал ‒ ребенка вознаграждают какой-нибудь приятностью.
Что такое принцип 5S?
Это тоже принцип самоорганизации из Японии. Вообще там много интересных принципов и фишек, которые не все знают, и очень жаль, потому что азиаты славятся своей трудоспособностью и высокоорганизованностью. Как раз за счет интересного подхода.
Принцип 5С ‒ это система, которая действовала и действует на всех заводах по производству машин марки «Тойота». Изначально он был разработан для организации работы предприятия, но его легко адаптировать под нужды вашей собственной жизни или рабочего пространства.
- Сортировка. В контексте самоорганизации ‒ это расставление дел по приоритету. Подойдет принцип АБС, многим знакомый: самое важное и срочное, что нужно сделать прямо сейчас и немедленно; важное, но не срочное, обычно работающее на развитие; неважное, но срочное ‒ это обычно делигируется, и неважное и не срочное ‒ выбрасывается.
- Соблюдение порядка. То есть, следование четко обозначенному плану на день.
Чем больше привычек, зон в течение дня, где вы точно будете знать, чем заниматься ‒ тем спокойнее и комфортнее чувствует себя ваш мозг. Мозг любит привычки, ритуалы, это помогает ему в нужное время выдать необходимый набор гормонов, важный именно для этой работы.
Знаете, советские ученые разработали идеальный режим для человека с учетом биологических особенностей организма. И этот режим на удивление хорошо ложится на реалии сегодняшнего дня. Потому что биологически люди не изменились, нам все еще нравится четкость, конкретность и определенность, которой так мало в нашей жизни.
- Содержание в чистоте.
В контексте организации рабочего места это буквальный принцип: регулярная уборка, чтобы не было ничего лишнего. В контексте самоорганизации ‒ не надо ничего запоминать! Держите в чистоте свою голову ‒ записывайте. Пусть у вас под рукой всегда будет что-то, куда вы можете записать свои мысли, идеи, планы. Доверяйте этой системе. Это снимает очень много нагрузки с оперативной памяти.
- Стандартизация.
В контексте самоорганизации ‒ это подбор занятий по принципу кластера. То есть, ставить рядом похожие занятия. Не делать больших перерывов на другую деятельность, потому что в противном случае мозг собьется, и ему понадобится время, чтобы вернуться к состоянию потока для первого дела.
- Совершенствование.
Японцы понимали под эти мформирование привычки. В контексте самоорганизации речь о том, чтобы не отчаиваться, если в какой-то день все пошло не по плану. Просто попробуйте на следующий день. И на следующий. И на следующий. И через пять лет вы себя не узнаете, даю слово.
Есть ли какое-то простое и конкретное действие, которое помогает в самоорганизации?
На тех же заводах по производству «Тойота» действовал принцип: если что-то можно исправить с помощью простого и конкретного действия ‒ делают именно это. Не перестраивают всю систему ради исправления ошибки, а предпринимают одно конкретное, простое действие. Но для этого нужно выявить, что это за действие вам нужно.
В контексте самоорганизации это может быть, к примеру, убрать телефон из комнаты. Это очень просто, но если вы постоянно отвлекаетесь на телефон ‒ это натурально избавление. Вы избавляете ваш мозг от необходимости постоянно контролировать желание отвлечься. Теперь, чтобы достать телефон, нужно не протянуть руку, а встать и дойти до соседней комнаты. Мозг у человека ‒ тот еще лентяй. Скорее всего, вы предпочтете остаться на месте и продолжить ваше занятие.
Что такое принцип анти-помодоро?
Это когда вы не подчиняетесь системе помодоро, а формируете свою собственную.
Суть в следующем: поставьте секундомер и садитесь за работу. Важно: вы должны быть выспавшимся, сытым, в спокойном состоянии, в общем, чтобы работа давалась вам легко и спокойно. Работайте как обычно. Как только почувствовали желание отвлечься ‒ остановите таймер. Это будет время вашей рабочей сессии.
Теперь отправляйтесь отдыхать. Важно ‒ отдыхайте без телефонов, без гаджетов вообще. Именно отдыхайте ‒ гуляйте, смотрите в окно, пейте чай, прикройте глаза и спокойно подышите. Когда почувствуете, что вам хватит ‒ снова остановите таймер. Это будет ваше время отдыха.
Так вы подберете идеально подходящее именно вам соотношение.
Какое приложение для самоорганизации вы бы порекомендовали из тех, которые еще не пробовали наши читатели?
Я бы порекомендовала «Тудурант». От российского разработчика, кстати.
Его фишка в том, что он учитывает особенности мозга при планировании. Например, он выводит на экран только одну задачу ‒ к которой вам нужно приступить прямо сейчас. Никаких сомнений «что выбрать, к чему приступить», никакого страха перед неподъемным списком ‒ просто одна задача. Приступить к ее выполнению будет гораздо проще.
И показывает общее количество задач на линии, разделенной на отсеки-задачи. Выполняешь одну ‒ видишь, как линия немного заполнилась ‒ чувствуешь удовлетворение ‒ хочешь почувствовать его снова ‒ выполняешь следующую ‒ становишься продуктивнее.